Horaire: Flexible, 70 heures sur 2 semaines, avec possibilité de télétravail selon les besoins opérationnels
Adresse: 303 Rue Notre-Dame Est, H2Y 3Y8
Ce processus vise à pourvoir 1 poste temporaire (76345) pour une durée de 10 mois.
Vous avez le sens de lorganisation et aimez veiller à ce que tout roule sur des roulettes? Vous êtes une personne fiable? Notre équipe au Le Service de la gestion et de la planification immobilière a justement besoin de quelquun sur qui elle peut compter pour assurer le soutien administratif!
Le Service de la gestion et de la planification immobilière a notamment comme mission de rendre disponible, aux services et aux arrondissements de la Ville, les immeubles dont ils ont besoin pour remplir leur mission respective et de fournir les services et lexpertise en matière de sécurité et dentretien technique des bâtiments, afin de permettre aux diverses unités de la Ville de Montréal doffrir aux citoyens et aux employés des installations adéquates et sécuritaires.
Votre mandat
Vous effectuez des tâches de secrétariat de nature variée afin d'apporter un soutien administratif auprès de deux gestionnaires et des equipes de travail de deux divisions. Vous assurez le remplacement des deux secrétaires lors des formations, vacances ou toute autre absence. Plus spécifiquement, vous :
effectuez le suivi de divers mandats, de dossiers administratifs, du respect des échéanciers (SIGI, GDD, tableaux de bord, Kronos, autorisation de déplacements des membres de l'équipe);
gérez l'agenda, les courriels et les déplacements (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.) des deux chefs de division;
rédigez, corrigez et mettez en page des documents et de la correspondance des deux chefs de division et des membres de l'équipe;
effectuez la préparation matérielle des réunions, procédez aux convocations et rédigez des comptes rendus ou projets de procès-verbaux;
remplissez les formulaires de formation, d'allocations automobile et de demandes de service (nouveaux employés, demande de logiciels, jetons virtuels);
aidez les équipes à organiser les événements d'envergure (réservation de salle, disponibilité des participants, commandes au traiteur, traitement des formulaires de frans de réunion et réception);
assurez le paiement et le suivi des factures et gérez l'inventaire des fournitures de bureau.
Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou attestation d'études collégiales en bureautique, option adjoint de direction
2 années d'expérience pertinente en lien avec les responsabilités du poste, notamment en secrétariat et support administratif
Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, de la suite Google, des applications SIMON, Gestion des dossiers décisionnels (GDD) et Kronos souhaitable
Une bonne connaissance du français écrit
- Des défis d'envergure
- Une carrière au service de la population montréalaise
- Une rémunération et des avantages concurrentiels
- La conciliation travail-vie personnelle
- La possibilité de faire progresser votre carrière