Adjoint(e) administratif(ve) [Canada]

 

Titre d'emploi

Adjoint(e) administratif(ve)

Organisation

Service de la gestion et de la planification immobilière / Direction de la gestion de projets immobiliers / Division des projets industriels

Destinataires

Employé(e)s de la ville et candidat(e)s externes

Type d'emploi à pourvoir

Emploi temporaire

Période d'inscription

Du 18 mai au 1er juin 2023

Salaire

Échelle salariale (2023) : 44 572 $ à 59 907 $ | Groupe de traitement : 12-006E

Avis de modification

Catégorie d'emploi: Employé(e) de bureau, soutien administratif et technique - Col blanc | Le titre d’emploi inscrit à la convention collective est : secrétaire d'unité administrative (791930)
Horaire: Flexible, 70 heures sur 2 semaines, avec possibilité de télétravail selon les besoins opérationnels
Adresse: 303 Rue Notre-Dame Est, H2Y 3Y8

Ce processus vise à pourvoir 1 poste temporaire (76345) pour une durée de 10 mois.

NOTRE OFFRE

Vous avez le sens de l’organisation et aimez veiller à ce que tout roule sur des roulettes? Vous êtes une personne fiable? Notre équipe au Le Service de la gestion et de la planification immobilière a justement besoin de quelqu’un sur qui elle peut compter pour assurer le soutien administratif!

Le Service de la gestion et de la planification immobilière a notamment comme mission de rendre disponible, aux services et aux arrondissements de la Ville, les immeubles dont ils ont besoin pour remplir leur mission respective et de fournir les services et l’expertise en matière de sécurité et d’entretien technique des bâtiments, afin de permettre aux diverses unités de la Ville de Montréal d’offrir aux citoyens et aux employés des installations adéquates et sécuritaires.

Votre mandat

Vous effectuez des tâches de secrétariat de nature variée afin d'apporter un soutien administratif auprès de deux gestionnaires et des equipes de travail de deux divisions. Vous assurez le remplacement des deux secrétaires lors des formations, vacances ou toute autre absence. Plus spécifiquement, vous :

• effectuez le suivi de divers mandats, de dossiers administratifs, du respect des échéanciers (SIGI, GDD, tableaux de bord, Kronos, autorisation de déplacements des membres de l'équipe);

• gérez l'agenda, les courriels et les déplacements (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.) des deux chefs de division;

• rédigez, corrigez et mettez en page des documents et de la correspondance des deux chefs de division et des membres de l'équipe;

• effectuez la préparation matérielle des réunions, procédez aux convocations et rédigez des comptes rendus ou projets de procès-verbaux;

• remplissez les formulaires de formation, d'allocations automobile et de demandes de service (nouveaux employés, demande de logiciels, jetons virtuels);

• aidez les équipes à organiser les événements d'envergure (réservation de salle, disponibilité des participants, commandes au traiteur, traitement des formulaires de frans de réunion et réception);

• assurez le paiement et le suivi des factures et gérez l'inventaire des fournitures de bureau.
  

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou attestation d'études collégiales en bureautique, option adjoint de direction

• 2 années d'expérience pertinente en lien avec les responsabilités du poste, notamment en secrétariat et support administratif

• Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, de la suite Google, des applications SIMON, Gestion des dossiers décisionnels (GDD) et Kronos souhaitable

• Une bonne connaissance du français écrit

NOS AVANTAGES

• Des défis d'envergure
• Une carrière au service de la population montréalaise
• Une rémunération et des avantages concurrentiels
• La conciliation travail-vie personnelle
• La possibilité de faire progresser votre carrière

Soyez fière ou fier de travailler pour le premier employeur en importance de la région métropolitaine et la plus importante métropole francophone en Amérique du Nord. La Ville de Montréal , c'est plus de 28 000 talents qui contribuent chaque jour à l'essor de la Ville et à faire la différence pour la population et le bien public.

POSTULEZ MAINTENANT!

Considérant la diversité comme une véritable richesse, la Ville de Montréal invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Merci de vous identifier lors de la postulation.

Pour en savoir plus sur nos processus de recrutement, visitez https://montreal.ca/carrieres . Pour toute autre question, écrivez à dotation@montreal.ca en indiquant le numéro de l’offre d'emploi en objet.

Les employés cols bleus de la Ville de Montréal peuvent se référer à l’Intranet pour plus d’informations concernant les nouvelles règles de convention collective en lien avec les différents types d’affichages.

Assurez-vous de joindre tous les documents attestant que vous rencontrez les exigences et d'inscrire toutes informations pertinentes pour votre candidature directement dans votre curriculum vitae. Nous vous invitons à suivre l'évolution de votre candidature dans votre dossier de postulation en ligne. Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature est retenue.

DIVERSITÉ, ÉQUITÉ ET INCLUSION

La Ville de Montréal propose un environnement de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs premières.

Avec son programme d'accès à l'égalité en emploi et ses programmes d’intégration en emploi , la Ville prend des moyens concrets pour augmenter la diversité au sein de ses équipes de travail.

Inclusive, la Ville s'efforce de réduire les obstacles dans les milieux de travail rencontrés par les personnes en situation de handicap et met en place des mesures facilitant l’accessibilité. À cet égard, des adaptations lors du processus d’évaluation des compétences peuvent être offertes sur demande.

Merci de contribuer à diversifier et enrichir la fonction publique montréalaise!

 

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